Betingelser
Betingelserne herunder gælder for tilmelding og deltagelse aktiviteter omfattet af "Danmark Cykler", der arrangeres af GEOTRAIL Event. Dette omfatter bl.a. Sommer Bike Challenge og Vinter Bike Challenge.

Betingelsern omfatter:
  • Forpligtelser i f.m. tilmelding og deltagelse.
  • Privatlivspolitik
  • Behandling af personoplysninger

Tilmelding og deltagelse
Deltagernes sikkerhed
Er en vigtig faktor for os. Vi gør derfor opmærksom på, at "Danmark Cykler" er  en motionsaktivitet, der afvikles på offentlige veje, hvor færdselsloven er gældende. For deltagelse gælder følgende sikkerhedsregler:
  • Kørsel skal til enhver tid ske efter færdselslovens regler.
  • Kørsel skal ske forsvarligt og under hensyntagen til andre deltagere og trafikanter på ruten.
  • Deltagerne har pligt til at bære cykelhjelm under aktiviteten.
  • Deltagelse skal ske på almindelige cykler – herunder racercykler samt EL-cykler.
Arrangøren har til enhver tid ret til at tage en deltager ud af løbet, hvis det vurderes, at denne ikke overholder betingelserne.

Arrangørens ansvar
Deltagelse i løbet sker på eget ansvar og for egen risiko og deltagerne accepterer, at arrangøren ikke kan gøres erstatningsansvarlig for eventuelle person- eller tingskader, som deltagerne pådrager sig under løbet – herunder i forbindelse med styrt eller påkørsel som følge af veje og stiers tilstand, rutens indretning, afmærkninger og anvisninger, vejrlige forhold, handlinger af andre deltagere, trafikanter, tilskuere m.m.

Arrangøren kan heller ikke gøres erstatningsansvarlig for deltagernes tab af udstyr, materiel, bagage m.v. som følge af tyveri eller anden bortkomst. Dette gælder også, hvor sådant måtte overladt eller opsamlet af arrangøren ifm. styrt m.v. Deltagerne opfordres til selv at forsikre udstyr og materiel.
Arrangøren bærer intet ansvar for tilkøb som deltageren foretager via 3. part. Dette omfatter bl.a. bookning af færgebilletter, bookning af indkvartering og tilkøb af forplejning og lignende. Disse køb er alene et forhold mellem køberen og den pågældende 3. part.
Evt. ændringer eller aflysninger i færgedriften er udenfor arrangørens ansvar og indflydelse. Sådanne forhold berettiger ikke til refundering af deltagergebyr for deltagelse i cykelløbet.

Tilmelding og betaling
Betaling for deltagelse vil blive trukket på det oplyste kreditkort af Sportstiming, der står for tilmelding og tidtagning, senest 24 timer efter, at vi har modtaget tilmeldingen eller faktureres løbende ved valg af fakturabetaling. Det er deltagerens eget ansvar, at der gives korrekt navn, adresse og kontaktoplysninger og disse holdes ajour.

Tilmelding anses for sket, når deltageren figurerer på startlisten. Tilmeldingen er bindende. 

Fortrydelsesret og refundering
Danmark Cykler en rekreativt aktivitet (ligesom f.eks. teaterforestillinger). Derfor er tilmeldingen ikke omfattet af de almindelige fortrydelsesregler, der gælder for køb på internettet, jf. Lov om Forbrugeraftaler. Ved tilemlding accepterer du, at tilmeldingsgebyret ikke kan refunderes. Evt. tilkøb er omfattet af 14 dages fortrydelsesret.
Men, ... vi synes det er OK at ombestemme sig. Derfor tilbyder vi fuld returret (undtagen håndteringsgebyret til Sportstiming), hvis du fortryder tilmeldingen indenfor 14 dage fra købsdatoen. Evt. ønske om refundering skal sendes til mail@geotrail.dk.

Deltagerne har ret til at overdrage deres tilmelding til en anden person. Ændring af deltagernavn og data skal ske online via tilmeldingsmodulet hos Sportstiming.

 Aflysning
Arrangøren forbeholder sig ret til at aflyse løbet. I tilfælde, hvor aflysning skyldes udefra kommende omstændigheder, som arrangøren ikke kunne forudse på tilmeldingstidspunktet accepterer deltagerne, at tilmeldingsgebyret er endeligt tabt. Sådanne omstændigheder kan være aflysning pga. vejrlige forhold, naturkatastrofer, lukning af færgefart, pludselig lukning af veje, broer, stier m.v. på de planlagte ruter, ulykker, blokader, demonstrationer, strejker, krig, terrorhandlinger, pandemi eller trusler, påbud fra offentlige myndigheder, samt andre forhold, som umuliggør en gennemførelse af løbet eller som kan true deltagernes sikkerhed.

I andre tilfælde accepterer deltagerne, at løbet kan gennemføres på en anden af arrangøren fastsat dato.
Foretager du tilmelding på vegne af andre, herunder hvis du som holdleder tilmelder et hold, er du ansvarlig for, at alle tilmeldte deltagere gøres bekendt med betingelserne.



GEOTRAIL Event - Privatlivspolitik

GEOTRAIL Event dataansvar
GEOTRAIL Event indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle tilmeldte deltagere ved aktiviteter relateret til ”Danmark Cykler”.
GEOTRAIL Event har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der redegør for, hvordan personoplysninger behandles.
Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
GEOTRAIL Event er dataansvarlig, og sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger til GEOTRAIL Event er:
Kontaktperson: GEOTRAIL Event Sekretariat
Adresse: Belsager 82, 2670 Greve
Telefonnr.: 51 80 27 04
Mail:  mail@geotrail.dk
Hjemmeside: www.danmark-cykler.dk

Behandling af personoplysninger
GEOTRAIL Event behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Navn
o Køn
o Alder/fødselsdato
o Adresse
o Telefonnummer
o E-mail adresse

Personoplysninger indsamles fra hjemmeside
Personoplysninger tilgår fra deltageren ved tilmelding til aktiviteter relateret til ”Danmark Cykler”, eller ved anden tilkendegivelse af samtykke om afgivelse af personoplysninger.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger
GEOTRAIL Event behandler personoplysninger til bestemte formål, når virksomheden har en lovlig grund hertil.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
· Virksomhedens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom muligheden for at kontakte deltageren
· Kommunikation om virksomheden og/eller arrangementer, tilbud og nyheder fra GEOTRAIL Event
· Praktisk information om et forestående arrangement

Formålene:
1) Formål med behandling af deltageroplysninger:
· Som led i forenignens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af ”Danmark Cykler”.

2) Formål med behandling af nyhedsmail-tilmeldte personer
· Som led i foreningens målsætning om at udbrede kendskabet til ”Danmark Cykler” og tilsvarende aktiviteter, der arrangeres af GEOTRAIL Event med særligt fokus på afvikling af specifikke arrangementer.

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser
Enhver deltagers personoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:
· Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister mv.
· Brug af situationsbilleder taget i forbindelse med afvikling af ”Danmark Cykler”, der afbilder en konkret aktivitet, situation eller person under et arrangement
· Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige deltageroplysninger 5 år efter et afholdt arrangement.

Samtykke
Ved tilmelding til ”Danmark Cykler” gives samtykke til organisationens indhentning, opbevaring og anvendelse af tilmeldtes personoplysninger. Samtidig gives automatisk implicit samtykke til, at GEOTRAIL Event må kontakte personen med det formål at oplyse om konkrete praktiske informationer vedrørende et forestående arrangement. Der gives samtykke til, at GEOTRAIL Event opbevarer disse oplysninger 5 år efter afholdt arrangement, eller til samtykke tilbagetrækkes.
Ved tilmelding til ”Danmark Cykler” kan der afgives eksplicit samtykke til, at GEOTRAIL Event må opbevare de ved tilmeldingen oplyste oplysninger samt tilsende pågældende person nyhedsmail om en kommende ”Danmark Cykler”, tilsvarende eller fremtidige GEOTRAIL Event arrangementer. Disse oplysninger opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes eller skønnes forældet.
Ved deltagelse i konkurrencer eller andre markedsføringsmæssige initiativer, der kræver afgivelse af personoplysninger, afgives samtykke til, at GEOTRAIL Event må kontakte pågældende med information om foreningen eller et forestående arrangement. Disse oplysninger opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes eller skønnes forældet.

Videregivelse af dine personoplysninger
GEOTRAIL Event anvender ekstern leverandør i forbindelse med billetsalg samt udsendelse af e-mails. Til det formål anvendes Sportstiming til billetsalg og udsendelse af e-mails. Endvidere anvendes efter behov MailChimp samt Survey Monkey.
Databehandleraftale med eksterne leverandører kan rekvireres på forespørgsel til GEOTRAIL Event Sekretariat.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
GEOTRAIL Event opbevarer personoplysninger 5 år efter afholdt GEOTRAIL Event.

Deltagerens rettigheder
Enhver deltager har efter persondataforordningen følgende rettigheder:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Enhver deltager kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod GEOTRAIL Events behandling, ved henvendelse til Sekretariatet. Kontaktoplysninger findes øverst. 
Ved en deltagers henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og ændringer eller sletning gennemføres herpå.
Et medlem kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
GEOTRAIL Event forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig her på denne hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Fortegnelse over behandling af personoplysninger
Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler arrangøren GEOTRAIL Event i medfør af persondataforordningen.
Aktiviteten "Danmakr Cykler" er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som eventuelle personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse, jf. Privatlivspolitik for Gardermarch vedrørende behandling af personoplysninger.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i f.m. "Danmark Cykler"
1) Ansvarlige for databeskyttelse i organisationen.
 
GEOTRAIL Event
Belsager 82
2670 Greve
Tlf. 5180 2704
Mail: mail@geotrail.dk
2) Formål med databehandling. Dataindsamlingen har primært til formål at registrere deltagere ved billetsalg i forbindelse med afholdelse af "Danmark Cykler".
Sekundært indsamles oplysninger om navn og mail med det formål at udsende nyhedsmail samt levere medaljer og tilkøb.
3) Hvilke personoplysninger behandles Fornavn
Efternavn
Køn
Adresse

E-mail
Telefon nr.
Fødselsdato/alder
Oplysninger vedr. deltagelse i aktiviteten

 
4) Behandling af personoplysninger. Der behandles alene oplysninger om følgende:
a) Tidligere deltagere
b) Tilmeldte deltagere til forestående arrangement
c) Tilmeldte til nyhedsmail
5) Videregivelse af personoplysninger. Fornavn, efternavn, køn,aler/fødselsdato, adresse e-mail samt tlf. nr. registreres hos Sportstiming under krav om, at tredjepart ikke må anvende eller videregive oplysningerne. Databehandleraftale med eksterne leverandører kan rekvireres på forespørgsel til GEOTRAIL Event. Sportstiming anvendes til registrering af deltagere, salg af billetter, tidtagning, registrering af resultater samt forsendelse af e-mail.
6) Sletning af personoplysninger. Oplysninger om deltagere opbevares i 5 år efter afholdelse.
Oplysninger afgivet med samtykke til forsendelse af nyhedsmail opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes, eller skønnes forældet.
7) Opbevaring af personoplysninger  Oplysninger behandles i lukket datahåndteringssystem ves Sportstiming.
 
8) Ved brud på persondatasikkerheden. Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, anmeldes dette til politiet samt til Datatilsynet. De berørte personer vil blive orienteret herom.
Alle dokumenterede brud på persondatasikkerhed i organisationen registreres og dokumenteres.