DHL Stafetten Aalborg 2021

DHL Stafetten Aalborg 2021

DHL Stafetten og corona 

Vi satser benhårdt på at måtte afvikle DHL Stafetten i Aalborg i 2021 og vi håber DU og dit hold har lyst til at deltage. 

Som arrangører vil vi altid følge alle myndighedernes anbefalinger og restriktioner vedr. afviklingen til punkt og prikke. Det skal være trygt og sikkert at deltage i arrangementet.  

Bliver vi pålagt at aflyse – eller bliver restriktionerne så begrænsende for afviklingen, at vi ser os nødsaget til at aflyse – får alle tilmeldte deres penge tilbage (ex. gebyrer mv.). Refusionen gælder både holdtilmeldinger og betalinger for telte. Vi kan dog ikke tilbyde at lade det være op til hvert enkelt hold at trække sig og få pengene retur, såfremt vi må og kan afvikle, men I som deltagere ikke er trygge ved at deltage.   

For at være på forkant i forhold til at undgå smittespredning, har vi valgt at begrænse deltagerantallet til 1000 hold / 5.000 deltagere pr. dag i 2021-udgaven af DHL Stafetten i Aalborg. Dermed holder vi os inden for arrangementsloftet, som det ser ud til at blive gældende for august måned 2021.  

Vi har også valgt at regulere teltkapaciteten, så der bliver bedre plads til hver enkelt deltager. Køber du bord-bænkesæt i fællestelte er der ligeledes beregnet færre pladser pr. sæt.   

Aktuelt foreligger der ingen retningslinjer vedr. kapaciteten i teltene, men vi vil efterspørge disse og løbende være i kontakt med myndighederne desangående. Det kan fx blive nødvendigt at give endnu mere plads pr. person i teltene, at opdele disse i mindre enheder eller at tage teltsider af, for at åbne rummene op.    

Tilmelding, priser og betaling 

Tilmelding, hold og ruter 

Tilmelding sker via https://www.sportstiming.dk/event/8730 og man kan tilmelde flere hold ad gangen, hvis man ønsker det. NB: Enkelte meget store hold tilmelder sig via særskilte links.  

Man kan tilmelde både løbehold og/eller walkhold. På løbeholdene løber deltagerne en 5 km-rundstrækning på skift, mens alle deltagere på et walkhold starter samtidigt og følges ad.   

Når I har tilmeldt jeres løbe- og/eller walkhold, og foretaget evt. tilkøb i form af SMS-beskeder, bord-bænkesæt eller telte, modtager I en bekræftelse pr. mail. 

Priser  

Det koster 725 kr. at deltage pr. hold med max. fem personer uanset om man tilmelder et løbe- eller walk-hold. Med i prisen får holdet en vand ved målstregen samt en madkasse og vin. Efter den 30. april stiger prisen til 825 kr. pr. hold. Vi har valgt at lade faklerne udgå i 2021-udgaven af DHL Stafetten.   

Betaling 

Betaling kan ske med flere typer betalingskort samt mobilepay (gebyrfrit). Har man ikke mulighed for at betale med kort, kan man betale via bankoverførsel eller EAN. Bemærk dog at betaling via bankoverførsel eller EAN koster 125 kr. (dette gebyr er pr. bestilling uanset antallet af hold man bestiller).  

Tilmeldingsfrist 

DHL Stafetten er et populært arrangement for mange foreninger, institutioner og virksomheder. Det er derfor en god ide at bestille startnumre og teltplads så hurtigt som muligt da vi forventer at få udsolgt.  

Tilmelding er mulig så længe der er ledige pladser, dog senest mandag d. 9. august 2021. 
 

Ruter og regler 

DHL Stafetten byder på to forskellige 5 km-ruter; en løberute og en walkrute. Begge ruter starter og slutter i Kildeparken, men de har hvert sit start- og målområde. 

Bemærk at al deltagelse sker på eget ansvar og at de almindelige færdselsregler er gældende på både walk- og løberuten. Walkerne skal passere et par større veje undervejs på ruten, og her indskærper vi at signalreguleringen i fodgængerovergangene skal respekteres - også selvom det kan betyde kortvarige stop.  

Det tilladt at deltage med fx klap- og barnevogne på walkruten, hvis man udviser behørigt hensyn til andre deltagere. Der kan være passager på ruten, som kan være udfordrende at passere med vogne.  

Udlevering af startnumre, madkasser, depecher og ret-selv-koder 

Alle deltagere på alle hold skal have et startnummer. Disse er pakket holdvis i kuverter og kan afhentes i Aalborg AMs klubhus i Skovdalen på Søndre Skovvej 2, 9000 Aalborg torsdag og fredag den 12. eller 13. august i tidsrummet kl. 15-18.  

Alternativt kan startnummerkuverten afhentes i udleveringsteltet i Kildeparken fra kl. 16.00 på løbsdagen. Henter I på dagen, så kom I god tid – der kan være kø. 

Det er IKKE muligt at få tilsendt startnummerkuverterne. 

I startnummerkuverten er pakket startnumre*, sikkerhedsnåle og eventuelt en kupon til udlevering af madkasse (med mindre denne er fravalgt ifm. tilmeldingen). Ligeledes ligger der en seddel med en ret-selv-kode. Ret-selv-koden kan bruges, hvis I har ændringer til jeres holdnavn, deltagernavne eller rækkefølgen deltagerne på holdet løber i. I kan således vente til allersidste øjeblik med at lave disse ændringer og sparer løbende at skulle gå ind og lave ændringer over sommeren i takt med at holdopstillingen justeres.   

*Bemærk at der på løbeholdenes startnumre ud over holdnummeret er trykt et nummer fra 1-5 som fordeles mellem de løbere der løber hhv. 1., 2., 3., 4 . og 5. tur.    

I udleveringsteltet i Kildeparken kan madkassekuponen veksles til en madkasse på løbsdagen, og det er også her løbeholdene kan få udleveret deres depeche. Udleveringsteltet er åbent i tidsrummet kl. 16-19 på løbsdagene.  

For at undgå madspild, har vi gjort det muligt allerede i forbindelse med tilmeldingen at angive, hvis ikke man ønsker at modtage madkassen. Vi kan desværre ikke tilbyde at reducere deltagerprisen, selvom I ikke ønsker madkassen.  

Depecher og tidtagning 

Alle løbehold – i modsætning til walkholdene - løber med en depeche, som registrerer hver enkelt deltagers tid.  

Løbeholdenes deltagere kan, ud over holdets samlede tid, også se hver enkelt deltagers individuelle tid i resultatlisten på sportstiming.dk efter løbet. Tiderne registreres via en tidtagningschip, som er placeret i depechen.  

De individuelle tider registreres således: En løbers tid starter først når denne passerer under portalen ved udgangen af skiftezonen og stopper så snart løberen passerer under portalen på vej ind i skiftezonen. Den tid der går fra en deltager løber ind i skiftezonen og til den næste deltager løber ud af skiftezonen noteres i resultatlisten som ”skiftezonetid”. Den tæller med i holdets samlede resultat, men ikke som en del af den enkelte deltagers individuelle tid. Denne finte er lavet for at begrænse stressniveauet i skiftezonen, hvor det kan være hektisk og svært at finde hinanden – nu kan du i ro og mag finde din makker i skiftezonen uden at det går ud over hverken din eller din makkers individuelle tid. NB: Første løbers tid starter selvfølgelig når denne passerer startstregen og sidste løbers tid stopper selvfølgelig når denne passerer måstregen. 

Walkholdene deltager uden depeche, da holdet følges ad og får en samlet tid. Tiden registreres via en tidtagningschip på et at holdets startnumre.  Bemærk; Der er kun på det ene af de fem startnumre til et walkhold, der har tidtagningschip. Er walk-holdet ikke fuldtalligt, er det vigtigt I medbringer startnummeret med chippen, hvis I vil have en tid. 

Starttider og tidsgrænser 

DHL Stafetten skydes i gang kl. 18.00. De første løbere på løbeholdene starter i mindre grupper kort tid efter hinanden, så alle er sendt afsted kl. 18.10. Når den første løber på et hold har løbet 5 km ledes denne ind i skiftezonen, hvor depechen overleveres til den næste løber, som så løber sine 5 km og så fremdeles.

I skiftezonen er en række båse opstillet efter startnumre, fx startnummer 0-100, 100-200 osv. Din makker står i den bås der passer til jeres startnummer. På den måde bliver det lettere at finde sin makker. Alligevel kan skiftezonen være hektisk og med mange løbere. Husk din tid ER registreret, og vis hensyn til andre deltagere.   

Walk-holdene sendes afsted fra kl. 18.30. Da alle walkere på et hold starter samtidigt, vil der være mange deltagere til stede. Begynd derfor gerne opstillingen i god tid.  

Bemærk at vi har en tidsgrænse på to timer for walk-holdene og 3½ time for løbeholdene. Er man ikke i mål indenfor tidsgrænsen, får man ikke registreret sin tid. Vejvisning og skilte bliver ligeledes ved udløbet af tidsgrænsen. 

Særlige forhold for hold under fem personer 

Man kan maksimalt være 5 personer på et hold, men man kan godt deltage selvom man er færre.  

På løbeholdene kræver det at en eller flere deltagere løber flere ture, hvis I er færre end fem deltagere. Løber man flere ture for sit hold skal man fra starten af tage alle numrene for de ture man løber, på. Med flere numre på trøjen vil man blive ledt gennem en sluse i skiftezonen og ud på en ny omgang. Bemærk at man selv skal være opmærksom på antallet af runder man har løbet, og hvornår det eventuelt er tid til at overlevere depechen i skiftezonen eller man er nået i mål.

På walkholdene kan man også deltage, selvom man ikke kan mønstre fuldt hold. Husk dog at en af de deltagende skal medbringe startnummeret med tidtagningschip, hvis I vil have registreret jeres tid.  

Samaritter og sikkerhed  

Der er samaritter til stede på pladsen og de holder til i et telt tæt ved Startportalen for løbeholdene ved siden af info-området. Skulle du være så uheldig at blive skadet på ruten, kontakt da nærmeste official.  

Regler for grill og andet udstyr 

Det er tilladt at medbringe og anvende egen grill.  

Vi opfordrer til, at man om muligt anvender gasgrill og tager hensyn til både løbere og tilskuere.  
Anvender I kulgrill, skal grillen tændes op inden stafetten starter kl. 18.00. Placér grillen bag jeres telt for at undgå grillrøg ud mod løberuten og vær opmærksom på, at grill og fakler og lignende skal være placeret mindst 3 meter fra teltene. Brugt grillkul må under ingen omstændigheder ende på græsset eller efterlades på pladsen. Sluk kullene med vand, pak de kolde kul i poser og smid dem i en affaldscontainer.  

Det er IKKE tilladt at medbringe eller anvende generatorer, terrassevarmere og gasovne mv.  

Spørgsmål og svar vedr. opstilling, telte mv. 

Vi har en del udstyr med (grill, egen mad og drikke mv.). Må vi køre ind på pladsen? 

Ja, det er tilladt at køre ind på pladsen og læsse ting af indtil kl. 16.00 på løbsdagen. Vi kan ikke garantere at I kan køre helt hen til alle telte, så medbring evt. en sækkevogn til transport det sidste stykke.  

Fra kl. 21.45 er der adgang til at hente de ting, der tidligere er transporteret ind. 

I tidsrummet kl. 16-21.45 må der IKKE være biler i teltområderne og efter aflæsning skal bilerne derfor køres væk. Vi henviser til de almindelige parkeringspladser i området omkring Kildeparken. 

Vi har sørget for en trailerparkering i løbsområdet (vil fremgå af oversigtskort under udarbejdelse). Her kan trailere kobles fra og stå under løbet på eget ansvar.   

Må vi opsætte vores egne telte/pavilloner? 

Ja, man må gerne medbringe eget telt eller pavillon, men KUN efter aftale og størrelsen må maksimalt være 3 x 3 meter. Kontakt os på  dhlstafetten@aalborgatletik.dk  for aftale og angiv følgende oplysninger:  

  • Hold / virksomhed / forening 

  • Hvor mange personer er I samlet på jeres hold / hvor mange personer forventer I at være samlet? 

Herefter vil I blive tildelt en teltplads i ”privatområdet”. 

Kommer I bare med et tæppe under armen og slår jer ned, har vi også arealer i privatområdet beregnet til det. Kommer I uden telt eller pavillon er det ikke nødvendigt at reservere plads. 

 

Vi har behov for strøm i vores telt (fx til eget fadølsanlæg og køleskab) – hvad gør vi? 

Strøm kan tilkøbes gennem Uggerly Installation A/S. Kontakt Janni på js@uggerly.dk eller 40 64 95 12. 
 

Må vi medbringe flag og bannere? 

Ja, ud over godt humør og gode ben er I velkomne til at medbringe skilte, flag, bannere og andet der medvirker til at gøre dagen og pladsen endnu mere festlig.  

Dog skal I tænke på jeres naboer på pladsen og sikkerheden med frie flugtveje. 
 

Arrangør, kontakt og spørgsmål 

DHL Stafetten Aalborg arrangeres af Aalborg Atletik & Motion.  

Arrangørerne kan kontaktes via dhlstafetten@aalborgatletik.dk eller på 30 55 99 24 tirsdage kl. 13-15 eller torsdage kl. 10-12.